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補助金を使ってホームページを作る場合、通常の依頼とは進め方が変わります。 順番を間違えると、受けられるはずの補助金が受けられなくなります。
この記事では、補助金を利用する場合の進め方と、事故が起きやすい箇所を整理します。制度によって細部は異なるため、最終的な確認は必ず所管の窓口へお願いします。
まず、これだけは覚えておいてください。
申請 → 審査 → 交付決定 → 発注・契約・制作開始 → 支払い → 実績報告 → 補助金の入金
交付決定より前に発注や契約をしてしまうと、その時点で対象外になります。多くの制度で共通する条件です。
そして厄介なことに、後から取り消して申請し直すことはできません。 一度着手してしまえば、その案件では補助金を使えなくなります。
補助金は「これから行う事業」を支援する制度だからです。すでに始めている事業は、補助がなくても実行できると判断されます。
理屈としては分かっていても、実務では次のような形で事故が起きます。
最後のものが最も多い原因です。 制作会社は補助金のことを知らないので、通常どおり進めてしまいます。
ここが曖昧で不安になる部分です。制度によって解釈が異なるため、判断に迷ったら必ず窓口に確認してください。 そのうえで一般的な考え方を書きます。
| 行為 | 一般的な扱い |
|---|---|
| 見積書をもらう | 問題ない（申請に必要） |
| 複数社から相見積もりを取る | 問題ない |
| どこに頼むか決める | 通常は問題ない |
| 発注書を出す・契約書を交わす | 着手にあたる |
| 着手金を支払う | 着手にあたる |
| 制作を開始する | 着手にあたる |
安全側に倒すなら、交付決定が出るまでは「見積もりをもらった状態」で止めておくのが確実です。
制作会社側にも、「交付決定の連絡をするまでは着手しないでください」と明確に伝えておいてください。
見落とされやすい点です。補助金は後払いです。
流れはこうなります。
つまり、一度は全額を用意する必要があります。 補助金が入るのは、事業完了からさらに数か月後になることも珍しくありません。
「補助金が出るから」と資金計画を立てていると、支払いの段階で行き詰まります。
補助金には事業の実施期限があります。多くの場合、その期限は「制作の完了」ではなく「支払いの完了」です。
クレジットカードで支払う場合、口座からの引き落とし日が基準になる制度もあります。カード払いは引き落としが翌月以降になるため、期限ぎりぎりだと間に合いません。
逆算するとこうなります。
| 工程 | 考慮すること |
|---|---|
| 申請〜交付決定 | 審査に1か月程度かかることが多い |
| 制作期間 | 規模によるが数か月 |
| 検収・請求 | 完成後すぐに請求してもらう |
| 支払い | 期限内に引き落としまで完了 |
| 実績報告 | 支払い後、期限内に提出 |
制作期間だけを見て「間に合う」と判断すると危険です。 支払いと報告の時間まで含めて考えてください。
申請には見積書が必要です。次の点を制作会社に確認しておくと、後で困りません。
最後の項目が特に重要です。対象外の費用が混ざった一式見積だと、どこまでが対象か判断できず、審査で差し戻されることがあります。
実績報告で提出を求められることが多い書類です。制作会社に事前に伝えておいてください。
日付が非常に重要です。 契約書の日付が交付決定より前だと、それだけで対象外と判断されます。
最後に、正直な話を書きます。
補助金を使うと、次のことが起きます。
「今すぐ公開したい」「採用の募集に間に合わせたい」といった事情がある場合、補助金を待つことで機会損失が出ることもあります。
補助額と、待つことによる損失を比べて判断してください。補助金を使わずに規模を絞って早く公開し、後から拡張するという進め方も現実的な選択肢です。
弊社は岩手県大船渡市を拠点に、三陸沿岸の企業さまのホームページ制作をお手伝いしています。補助金を利用される場合は、見積書の形式、交付決定を待った着手、実績報告用の書類の準備まで対応しています。
なお弊社は補助金の専門機関ではありません。制度の適用可否や申請手続きについては、必ず所管の行政窓口にご確認ください。
「補助金を使いたいのだが、どう進めればよいか」という段階からご相談いただけます。ご相談とお見積もりは無料です。
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