【1-3】マニュアル・手順書の作成

◆ 属人化を防ぎ、誰でもわかる手順書を作る

「あの人しか知らない」といった業務の属人化は多くの職場で課題となっています
生成AIを使えば、これまで作成が後回しにされがちだったマニュアルや手順書を効率的に作成し、誰でもわかる形で業務知識を共有できます

◆ ① 複雑な作業手順の文章化

ソフトウェアの操作方法や社内手続きなど、複雑な作業の手順を文章化するのは骨が折れる作業です
AIに作業の流れを箇条書きで伝えるだけで、誰が読んでも理解できるステップバイステップの手順書を作成してくれます
専門用語を簡単な言葉で説明するように指示するのもポイントです

【プロンプト例】

「経費精算システムの申請手順マニュアルを作成してください。
・初心者にも分かるように、専門用語は避けてください
・以下の手順を含めてください：
1. システムにログイン
2. 新規申請ボタンをクリック
3. 交通費や購入品などの項目を入力
4. 領収書の画像を添付
5. 上長に申請」

【AIによる生成文例】

経費精算システム 申請マニュアル

1. システムへのログイン
・ご自身のIDとパスワードで経費精算システムにログインします。

2. 新規申請の開始
・トップページにある「新規申請」ボタンをクリックします。

3. 申請内容の入力
・交通費や備品購入費など、経費の種類を選び、日付や金額を正確に入力してください。

4. 領収書の添付
・スマートフォンなどで撮影した領収書の画像を、「添付ファイル」ボタンからアップロードします。

5. 上長への申請
・すべての入力が終わったら、「〇〇部長に申請」ボタンをクリックして完了です。

◆ ② FAQ（よくある質問）の作成

新入社員や他部署から繰り返し寄せられる同じような質問への対応は、意外と時間を奪われるものです
想定される質問と答えの要点をAIに渡すだけで、整理されたFAQ集を作成してくれます
これにより、問い合わせ対応の時間を削減し、質問者も自己解決できるようになります

【プロンプト例】

「新入社員向けの社内備品に関するFAQを作成してください。
・質問と答えが分かりやすい形式で
・以下の内容を含めてください：
Q. PCの調子が悪い時は？ A. IT部門へ連絡
Q. 文房具の補充は？ A. 総務部のキャビネットから自由に
Q. 個人用の加湿器は使っていい？ A. 事前に総務部へ申請が必要」

【AIによる生成文例】

社内備品に関するFAQ（よくある質問）

Q1. パソコンの動作が遅い、動かないなど、調子が悪い時はどうすればいいですか？
A1. IT部門の内線（〇〇番）へご連絡ください。担当者が対応します。

Q2. ペンやノートなどの文房具はどこにありますか？
A2. 総務部前のキャビネットに常備されていますので、ご自由にお使いください。

Q3. 乾燥するので、個人用の加湿器を使ってもいいですか？
A3. はい、ご使用いただけます。ただし、火災防止のため、使用前に総務部へ申請書の提出をお願いします。

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