【1-1】メール・通知文の作成

◆ AIが文章作成の「面倒」をなくす

ビジネスシーンでは日々多くのメールや通知文を作成します
「何から書き始めよう」「失礼のない表現は？」と悩む時間も少なくありません
生成AIはこのような定型的な文章作成を最も得意としており あなたの強力なアシスタントになります

◆ ① 時候の挨拶・お礼状

季節の挨拶やお礼状など 定型的でありながらも丁寧さが求められる文章はAIの得意分野です
伝えたい要点を箇条書きで渡すだけで 自然で心のこもった文章を瞬時に作成してくれます
AIが作った文章に、あなただけのエピソードを少し加えるのがおすすめです

【プロンプト例】

「取引先の〇〇様へ送る、プロジェクト完了のお礼状を書いてください。
・丁寧で感謝の気持ちが伝わる文章で
・〇〇様には特に〇〇の点でお世話になったことを伝えたい」

【AIによる生成文例】

件名：〇〇プロジェクト完了のご報告と御礼

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。

さて、先日〇〇プロジェクトが無事に完了いたしましたので、ご報告させていただきます。
この度のプロジェクト成功は、ひとえに〇〇様のお力添えの賜物と、心より感謝申し上げます。

特に、〇〇の点では多大なるご協力をいただき、誠にありがとうございました。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

◆ ② 社内通知

日時や要点など伝えるべき情報が明確な社内通知文もAIに任せましょう
必要な情報を箇条書きで渡すだけで 抜け漏れのない分かりやすい文章を作成してくれます
箇条書きで情報を整理してからAIに渡すのが、正確な文章を作るコツです

【プロンプト例】

「社内システムのメンテナンスについて、全社員向けの通知文を作成してください。
・件名は「システムメンテナンスのお知らせ」
・日時は〇月〇日 20:00〜22:00
・影響範囲は〇〇システム
・簡潔で分かりやすい文章で」

【AIによる生成文例】

件名：システムメンテナンスのお知らせ

社員の皆様

IT部門より、システムメンテナンスの実施についてお知らせいたします。
下記の日程で、〇〇システムのメンテナンス作業を行います。

■ 日時：〇月〇日（〇） 20:00 〜 22:00
■ 影響範囲：上記時間帯、〇〇システムが一時的にご利用いただけません。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

◆ ③ スケジュール調整メール

複数人との日程調整など少し複雑なメールもAIが作成をサポートします
候補日や参加者などの情報を与えることで 相手に配慮した丁寧な調整メールを素早く作ることができます
相手に手間をかけさせないよう、複数の選択肢を提示するのがポイントです

【プロンプト例】

「以下の候補日から、〇〇様との打ち合わせ日程を調整するメールを作成してください。
・参加者は私と〇〇様
・候補日：〇月〇日(月) 10:00-12:00、〇月〇日(火) 13:00-15:00、〇月〇日(水) 終日
・相手に都合の良い時間を選んでもらう丁寧な文章で」

【AIによる生成文例】

件名：お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。

さて、先日の件につきまして、ぜひ一度お打ち合わせの機会を頂戴できればと存じます。
つきましては、下記の日程で〇〇様のご都合のよろしい時間帯をお教えいただけますでしょうか。

・〇月〇日（月）10:00〜12:00
・〇月〇日（火）13:00〜15:00
・〇月〇日（水）終日

上記日程でご都合が悪い場合は、いくつか候補日をいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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