議事録・報告書の作成

◆ 時間のかかる作業をAIが肩代わり

会議後の議事録作成や定期的な報告書の作成は時間がかかり大変な業務の代表格です 生成AIを活用すればこれらの作業の大部分を自動化し本来集中すべきコア業務に時間を使えるようになります

◆ ① 会議の音声データからの文字起こしと要約

AIは会議の録音データから文字起こしを行いさらにその内容を要約することが得意です 1時間の会議内容を手作業でまとめるのは大変ですがAIなら数分で完了します まずは専用の文字起こしツールでテキスト化しそのテキストを生成AIに要約させるのが効率的です

【プロンプト例】 「以下の会議の文字起こしテキストを要約してください。 ・形式は箇条書きで ・決定事項、今後のタスク、担当者を明確にまとめてください」 【AIによる生成文例】 【決定事項】 ・新商品のプロモーション予算は50万円に決定。 ・来週のクライアント定例会はオンラインで実施。 【今後のタスクと担当者】 ・A社への見積もり作成（担当：鈴木さん） ・プロモーション企画書の修正（担当：高橋さん） ・クライアントへの日程連絡（担当：佐藤）

◆ ② 報告書の構成案作成

「何から書けばいいか分からない」報告書作成の悩みもAIが解決します 報告の目的や伝えたい要点を伝えるだけで論理的で分かりやすい構成案を作成してくれます AIが作った骨子に具体的なデータを肉付けしていくことで質の高い報告書を効率的に作成できます

【プロンプト例】 「営業部門の月次報告書の構成案を作成してください。 ・目的：先月の営業成績を報告し課題を共有すること ・含めるべき内容：売上実績、目標達成率、成功事例、今月の課題、来月の行動計画 ・読み手は部長です」 【AIによる生成文例】 件名：〇月度 営業部門月次報告 1. はじめに ・本報告書の目的説明 2. 〇月度 売上実績サマリー ・総売上、目標達成率 3. 成功事例の共有 ・新規顧客〇〇社の受注事例（担当：〇〇） 4. 今月の課題分析 ・〇〇エリアの売上停滞について 5. 来月の行動計画 ・〇〇エリアのテコ入れ施策 ・新商品の勉強会実施