報告書・メール作成

◆ ビジネス文書作成の「最初の壁」をAIが壊す

さて第4章からはより実践的なシーン別のプロンプト設計に入ります
まず取り上げるのは多くのビジネスパーソンが時間を使っている報告書やメールの作成です
何から書けばいいか分からないという最初の壁をAIに壊してもらいましょう

◆ ① 報告書の骨子作成

白紙の状態から報告書を書き始めるのは大変な作業ですよね
そんな時はAIにまず全体の骨子つまり構成案を作ってもらうのが非常に有効です
報告の目的や読んでもらいたい相手 伝えたい要点をAIに与えることで
論理的で分かりやすい報告書の設計図を瞬時に作成してくれます

【悪い指示の例】
「先月の営業成績についての報告書を作成して」
→ 何をどの順番で報告すればいいか分からずAIは一般的な内容しか書けません

【良い指示の例】
「あなたは営業部のマネージャーです
先月の営業成績について部長向けの報告書の構成案を作成してください
全体の売上目標達成率と個人別の成績トップ3
そして来月の改善策を含めてください
箇条書きで出力してください」
→ 役割や文脈 指示が明確なためAIは質の高い構成案を作成できます

◆ ② ビジネスメールの作成

日々の業務で意外と時間と気を使うのがビジネスメールの作成です
特に謝罪やお断りのメールなど丁寧さが求められる場面でAIは頼りになります
相手の情報や伝えたい内容を正確に伝えることで
状況に応じた適切なトーンのメール文面を効率的に作成できます

【悪い指示の例】
「顧客に謝罪メールを書いて」
→ 何について誰に謝罪するのかが分からずAIは定型文しか作れません

【良い指示の例】
「あなたはカスタマーサポートの責任者です
商品の納期遅延について顧客の〇〇様へ送る謝罪メールを作成してください
原因はシステムトラブルであったこと
新しい納期は〇月〇日になることを含めてください
誠実さが伝わるフォーマルな文体でお願いします」
→ AIは状況を理解し相手への配慮が感じられるメールを作成します

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