並べ替え(ソート)と抽出(フィルタ)
◆ 大量のデータから「欲しい情報」だけを見る
さて今回は前のレッスンで少し触れた「並べ替え(ソート)」と「抽出(フィルタ)」について詳しく学びます
これは「テーブル」や「フィルタ」機能を使う最大のメリットとも言える機能で
何千行とあるような大量のデータも一瞬で整理することができます
◆ ① 並べ替え(ソート)
ソートとはデータを特定のルールに従って並べ替える機能のことです
例えば売上リストを「売上が高い順」に並べ替えたり
名簿リストを「あいうえお順(昇順)」に並べ替えたりできます
フィルタを作成すると見出し行のセルに「▼」のような小さなボタンが付きますね
このボタンを押して「A→Zで並べ替え」や「Z→Aで並べ替え」を選ぶだけで
一瞬にしてデータが並び変わります
◆ ② 抽出(フィルタ)
フィルタとは大量のデータから「必要な情報だけを絞り込んで表示する」機能です
例えば売上リストの中から「田中さんのデータだけ」を表示させたり
「商品カテゴリが『りんご』のデータだけ」を表示させたりできます
これも「▼」ボタンから操作します
表示されるデータの一覧から見たいデータ(例:「田中」)だけにチェックを入れて「OK」を押すと
他のデータは一時的に非表示になり見たいデータだけを抽出できます
◆ フィルタの解除
絞り込んだデータを元に戻したい時は「▼」ボタンを押して「すべて選択」にチェックを戻すか
「データ」メニューから「フィルタを解除」を選べば元に戻ります
この2つの機能は実務で毎日と言っていいほど使うのでぜひマスターしてくださいね
【用語まとめ】
- 並べ替え(ソート)
データを特定のルール(例:あいうえお順 売上が高い順)で並び替えること - 抽出(フィルタ)
データの中から特定の条件に合うものだけを絞り込んで表示させること - 昇順(しょうじゅん)
「あ→ん」や「1→10」のように小さいものから大きいものへ並べること - 降順(こうじゅん)
「ん→あ」や「10→1」のように大きいものから小さいものへ並べること